Tedarikçi IBAN değişikliği… Basit gibi görünen bu durum, birçok şirkette beklenenden çok daha karmaşık ve riskli bir süreç haline gelebiliyor. Genellikle bilgi önce satın alma ekibine gelir, sonra muhasebeye iletilir ve nihayet SAP’ye girilir. Sürecin burada tamamlandığını düşünebilirsiniz. Ancak pratikte yaşananlar çoğu zaman farklıdır.
Örneğin;
Satın alma ekibi IBAN bilgisini e-posta ile muhasebeye iletir. Muhasebe kaydı SAP’ye girer, ancak onay süreci net değildir. Aynı tedarikçiye ait eski IBAN bilgisi başka bir sistemde hala aktif kalabilir. Ekipler, ödeme günü geldiğinde ise hata fark eder. Ama artık çok geçtir.
Bu blog yazısında:
- Tedarikçi kartı ve IBAN güncelleme süreçlerinde sıkça yaşanan problemlere
- Bu süreçlerin manuel yürütülmesinin yarattığı finansal risklere
- SAP sistemleri ile entegre, otomatik onay akışlarının neden kritik olduğuna
- JetSRM ile tedarikçi kartı süreçlerini nasıl kurumsal bir güven mekanizmasına dönüştürebileceğinize odaklanacağız.
Neden Tedarikçi IBAN Değişikliği Süreci Problemli?
Tedarikçi IBAN’ı değiştiğinde klasik süreç şöyle işler:
- Satın alma birimi değişikliği alır
- Bilgiyi muhasebeye iletir
- Muhasebe bunu SAP’ye manuel kaydeder
- İş tamamlandı sanılır
Bu süreç çoğu zaman kişiler üzerinden yürütüldüğü için:
- Hatalı veri girişi yapılabilir
- Süreç takibi zorlaşır
- Bir onay eksik olduğunda ödeme hatalarıyla karşılaşılır
Ve IBAN gibi finansal bilgilerin söz konusu olduğu bir senaryoda, bu hataların “küçük” kalması pek mümkün değildir.
SAP’de Tedarikçi Ana Veri Yönetimi ve Onay Süreçleri
SAP sistemleri, tedarikçi ana verilerini (supplier master data) merkezi olarak yönetme imkanı sağlar. Bir tedarikçi kartı oluşturma, değiştirme veya arama gibi işlemler SAP içinde standart yollarla yürütülebilir.
Ancak standart SAP süreçlerinde değişiklikler genellikle ana veri kaydı girildikten sonra manuel onaylara bağlıdır. Bu da işletmelerde veri kalitesini ve uyumu ciddi şekilde etkileme potansiyeline sahiptir.
SAP ekosistemindeki diğer çözümler belirli alanlarda onay akışları sunar, fakat çoğu zaman kurum içi onay süreçleri hala manuel müdahaleye ihtiyaç duyar.
Tedarikçi Kartının Manuel Güncellenmesindeki Sakıncalar
Manuel yürütülen tedarikçi kartı açma ve güncelleme süreçleri:
- Operasyonel yükü artırır
- Süreç takibini zorlaştırır
- Sorumluluğu kişilere bırakır
- Ödeme hatalarına ve veri tutarsızlıklarına yol açar
Bir örnekle açıklayacak olursak;
Bir tedarikçi IBAN’ını değiştirdiğini bildirir. Değişiklik SAP’ye girilir, ancak eski IBAN bilgisiyle planlanmış bir ödeme hala açıktadır. Sistemsel bir kontrol mekanizması yoksa bu fark edilmez ve ödeme yanlış hesaba gider.
Bu noktada sorun artık sadece bir “veri hatası” değil, doğrudan finansal risktir.
JetSRM ile Tedarikçi Kartı Güncelleme Süreçleri Nasıl Verimli Yönetilir?
1) Tanımlı, İzlenebilir Onay Akışları
JetSRM, tedarikçi kartı yönetimini kişilerden bağımsızlaştırır; bunun yerine her adım tanımlı ve izlenebilir bir onay akışına bağlanır. Bu sayede:
- Her değişiklik otomatik olarak kaydedilir
- Onay geçmişi her zaman izlenebilir
- Yetkisiz veri girişi engellenir
2) Tedarikçi Başvurusundan Son Onaya Kadar Tam Kontrol
JetSRM’de Her değişiklik tanımlı bir onay akışına bağlanır.
- Tedarikçi sistem üzerinden başvurusunu yapar
- Satın alma onay verir
- Muhasebe onaylar
- Son onay sonrası SAP’ye otomatik kayıt yapılır
Bu otomasyon sayesinde, bir tedarikçi IBAN değişikliği talep ettiğinde, bu talep doğrudan JetSRM üzerinden açılır. Satın alma ve muhasebe onayı tamamlanmadan SAP’ye tek bir kayıt bile düşmez.
JetSRM’in Sağladığı Temel Değerler
1.Süreç Kontrol Altına Alınır
Her adım açıkça tanımlandığı için ne zaman, kim tarafından ve hangi sebeple değişiklik yapıldığı takip edilir.
2.Operasyonel Bağımlılıklar Azalır
Tek kişiler veya e-posta zincirleri üzerinden yürütülen süreçler yerine net bir dijital akış vardır.
3.Veri Doğruluğu Sistematik Hale Gelir
Sistemler arası entegrasyon sayesinde SAP’deki ana veriler hatasız şekilde güncellenir.
4.Satın Alma Artık Süreci İzlemekten Çok Doğru Çalıştığından Emin Olur
JetSRM, süreci hızlandırmakla kalmaz; onu güvenli bir kurumsal süreç haline getirir.
Özetle;
Tedarikçi IBAN değişikliği gibi basit görünen durumlar bile kurumlar için ciddi riskler barındırır.
Standart SAP süreçleri tek başına yeterli olabilir; ancak şeffaf, izlenebilir ve onaylı bir iş akışı yoksa süreç gerçekten tamamlanmış sayılmaz.
JetSRM ile bu süreci sadece hızlandırmakla kalmaz, aynı zamanda kurumsal bir güven mekanizmasına dönüştürürsünüz.
