Tedarikçi kalite yönetimi (SQM), tedarikçilerin kalite standartlarını karşılayan mal ve hizmet sunmasını sağlamak için kullanılan bir yönetim sistemidir. Tedarikçi sözleşme yönetimi ise satın alma yöneticilerinin tedarikçileriyle anlaşmalar oluşturmasını, sözleşmeleri güncellemesini ve takip etmesini içeren bir süreçtir. Bu blog yazısında tedarikçi kalite yönetimi ve tedarikçi sözleşme yönetimine dair merak ettiğiniz detayları bulabilirsiniz.
Tedarikçi Kalite Yönetimi Nedir?
Tedarikçi kalite yönetimi, işletmelerin tedarik zinciri kalitesini artırmasını, müşteri memnuniyetini sağlaması ve maliyeti düşürmesini sağlayan bir süreçtir. Amacı, işletmelerin mümkün olan en düşük maliyetle, en yüksek kaliteye ulaşmasını sağlamaktır. Kalite yönetimi süreciyle birlikte varsa herhangi bir sorun erkenden tespit edilebilir ve gerektiğinde düzeltilebilir.
Tedarikçi Yönetim Süreci Nasıl Olmalıdır?
Tedarikçi yönetim süreci, bir şirketin birlikte çalıştığı tedarikçileri nasıl seçtiğini, onlarla nasıl anlaşmalar yaptığını, bu ilişkileri nasıl izlediğini ve hangi standartlara göre denetlediğini kapsayan bir sistemdir. Bir anlamda, dışarıdan gelen her şeyin içeriye zarar değil, değer katmasını sağlayan bir filtredir.
Tedarik zinciriniz ne kadar güçlü olursa, markanızın itibarı da o kadar sağlam olur. Ancak bu zincirin her halkasını güvence altına almanın yolu, etkili bir Tedarikçi Yönetim Süreci (TYS) kurmaktan geçer.
Tedarikçi yönetim sürecinin dört temel adımı bulunur.
1. Doğru tedarikçiyi seçmek
Doğru tedarikçi; uygun fiyat sunan, zamanında teslimat yapan, kaliteli ürün veya hizmet sağlayan ve güvenilirliğiyle öne çıkan iş ortağıdır. Örneğin, bir gıda üreticisi olduğunuzu varsayalım. Sadece uygun fiyatlı olduğu için bir ambalaj tedarikçisini seçmezsiniz. Ambalajın gıda ile temasa uygun olup olmadığını da incelersiniz.
2. Sözleşme Yönetimi
Tedarikçilerle sadece sözlü anlaşma yetmez, ihtiyaçların karşılanmasını sağlamak ve bundan emin olmak için detaylı bir sözleşme hazırlanmalıdır. Bu sözleşmede kalite beklentileri, gizlilik şartları gibi detaylara yer verilmelidir.
3. Performans İzleme ve Raporlama
- Uyumluluk
Şirketlerin, sözleşmede yer alan yükümlülüklerini yerine getirip getirmediklerini düzenli olarak izlemek gerekir.
Tedarikçiler, hizmet ve ürünleriyle uluslararası yasa ve düzenlemelere uyum sağlaması gerekir. Bir gıda markası için yasal düzenlemeleri karşılayan hijyen kurallarına uyum olmazsa olmazdır.
Tedarikçi Sözleşme Yönetimi Nedir?
Tedarikçi sözleşme yönetimi, şirketlrein tedarikçileriyle yaptığı anlaşmaların tüm yaşam döngüsünü kapsar ve anlaşmaların planlı ve kontrollü şekilde yürütmesini sağlar. Amacı, tedarik ilişkilerinde sürdürülebilirlik, maliyet etkinliğini ve performans uyumunu garanti altına almaktır.
Tedarikçi sözleşmesi, sanılanın aksine yalnızca bir belgenin hazırlanıp imzalanmasından ibaret değildir. Aynı zamanda şu sorulara yanıt verebilmelidir: Tedarikçi yükümlülüklerini yerine getiriyor mu? Performansı beklentileri karşılıyor mu? Gerekli durumlarda sözleşme koşulları nasıl revize edilecek?
Bir örnekle açıklayacak olursak:
Başlangıçta yılda bir kez teslimat yapan bir hammadde tedarikçisiyle anlaşma yaptığınızı düşünelim. Ancak üretim hacminin artmasıyla, teslimat sıklığının üç ayda bire çıkarılması gerekebilir. Bu da sözleşmenin yeniden gözden geçirilip güncellenmesini zorunlu kılar.
Bu durum gösteriyor ki, tedarikçi sözleşmeleri aslında yaşayan, sürekli gelişen dinamik belgelerdir. Bu nedenle düzenli olarak takip edilmeleri, değerlendirilip gerekirse yeniden şekillendirilmeleri gerekir.
Tedarikçi Sözleşme Yönetim Süreci Nasıl Olmalıdır?
Tedarikçi sözleşmelerini sadece kağıt üzerinde imzalanan belgeler olarak görmek, büyük resmi kaçırmak demektir. Sağlam bir sözleşme yönetim süreci, sadece imzadan ibaret değil; veriye dayalı kararlarla şekillenen, riskleri minimize eden stratejik bir yapıdır.
Bu sürece genellikle “Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi (Contract Lifecycle Management – CLM)” denir ve bir sözleşmenin ilk fikir aşamasından son güncellemesine kadar tüm adımları kapsar. Bu döngüde genellikle şu aşamalar bulunur:
- Taslak hazırlama: Sözleşme maddeleri ihtiyaçlara göre netleştirilir.
- Müzakere: Taraflar beklentilerini ortaya koyar, uzlaşı sağlanır.
- Onay süreci: İlgili birimler ya da yöneticiler sözleşmeyi gözden geçirir.
- İmzalama: Taraflar resmi olarak süreci başlatır.
- Uygulama: Sözleşmedeki şartlar hayata geçirilir.
- İzleme ve yenileme: Performans ve uyum düzenli olarak değerlendirilir, gerekiyorsa güncellenir.
Tedarikçi Kalite ve Sözleşme Belgelerini Kolaylıkla Nasıl Yönetebilirsiniz?
JetSRM’in “Tedarikçi Kalite ve Sözlşeme Yönetimi Modülü” tedarikçi kalite ve sözleşme belgelerini, tedarikçi performans değerlendirme süreçlerini tek noktadan, sistemli ve düzenli bir şekilde yönetmenizi sağlar.
Tedarikçi belgelerini e-posta klasörlerinde aramak, geçerlilik tarihlerini takvimde manuel olarak not almak ya da performans değerlendirmelerini Excel dosyalarında takip etmeye çalışmak… Bunlar artık eski yöntemler. Daha düzenli, verimli ve risksiz bir süreç istiyorsanız, çözüm net: İhtiyaçlarınıza göre uyarlanmış doğru bir tedarikçi portalı ile tedarikçi kalite ve sözleşme yönetim sistemi yaratmaktır. Bu ihtiyaca en iyi cevabı ise JetSRM tedarikçi portalı vermektedir.
- SAP ERP sisteminizin içinde kalite ve sözleşme belgelerinizi kolaylıkla takip edebilir ve yönetebilirsiniz.
- Tedarikçi değerlendirme performanslarını analiz edebilirsiniz.
- Tedarikçilerin sertifikaları, analiz raporları ve kalite belgelerini güvenli bir şekilde saklarsınız. Ayrıca platform, belgelerin geçerlilik sürelerini otomatik olarak takip eder.
- Örneğin, bir ISO 9001 belgesi yakında süresini dolduracaksa, sistem sizi ve tedarikçinizi önceden uyarır; böylece geçersiz belge kaynaklı risklerin önüne geçersiniz.
Detaylı bilgi için “JetSRM: Tedarikçi Kalite ve Sözleşme Yönetimi Modülü” sayfamızı inceleyebilir, diğer modüllerimize de göz atabilirsiniz.
Daha fazlası için bizimle iletişime geçin.
