SAP ECC ve S/4HANA İçin Tedarikçi ve Satın Alma Portalı Seçim Rehberi

Satın alma ve tedarikçi portalı seçimi, şirketin talep, teklif, onay, sipariş ve fatura süreçlerini tedarikçileriyle birlikte SAP üzerinden yöneten platformu, mevcut ERP sürümüne ve S/4HANA geçiş takvimine göre belirleme sürecidir.

SAP’de hâlâ bir satın alma ve tedarikçi portalı kullanmıyorsanız, tedarikçilerle yürüttüğünüz işlerin önemli bir kısmı büyük olasılıkla e-posta kutularında ve Excel dosyalarında ilerliyor. SAP ECC ve S/4HANA’nın standart satın alma (MM) süreçleri, tedarikçinin sisteme kendi başına bağlanıp sipariş onaylayabileceği veya fatura durumunu izleyebileceği bir arayüzü tek başına sunmaz. Bu boşluk teklif ve sipariş iletişimini yavaşlatır, talepten ödemeye kadar süreci izlemeyi zorlaştırır ve tedarikçiyi her soru için satın alma ekibine bağımlı bırakır.

Portal ihtiyacı netleştiğinde akıllarda şu soru işareti belirir: Nasıl bir satın alma ve tedarikçi portalı seçmeliyiz?

SAP ECC kullanan şirketler için ana bakım 31 Aralık 2027’de sona eriyor. Bu nedenle bugün seçtiğiniz bir satın alma ve tedarikçi portalı, büyük olasılıkla S/4HANA geçişini de yaşayacak. Bu yüzden seçeceğiniz portalın, bugün ECC’de çalışması yetmez. Geçiş sürecinde yeni bir kurulum projesine de ihtiyaç duymamalı.

Bu blog içeriğinde önce satın alma ve tedarikçi portalı olmadan SAP’de çalışmanın getirdiği zorlukları ele alıyor, ardından SAP ERP sistemleri için karar kriterleri sunuyoruz.

SAP’de Satın Alma ve Tedarikçi Portalı Olmadan Çalışmanın Zorlukları

Portal kullanmayan şirketlerde, bu eksikiği sadece satın alma departmanı hissetmez. Kalite, lojistik, muhasebe ekipleri de hisseder. Çünkü bir siparişin verilmesinden depoya girmesine, ödemesinden fatura süreçlerine kadar giden yaşam döngüsünde farklı farklı departmanlar yer alır. Tedarikçinin başvuru, teklif, sipariş gibi adımları da bu döngünün içinde vardır.

Kısacası bir SRM ve satın alma çözümü birden fazla tarafın süreçlerini yönetir.

Bu yapı olmadığında birçok şirkette aşağıdaki dört sorun ortaya çıkar:

Dağınık İletişim ve Kaybolan İz

Sipariş teyidi, teslim tarihi değişikliği ve fatura sorusu farklı e-posta zincirlerinde, telefonda veya mesajlaşma uygulamalarında ilerler. Bir anlaşmazlıkta hangi tarihi kimin onayladığını bulmak dakikalar sürer. Aynı belgenin birden fazla sürümü ortalıkta dolaşır ve ekip hangisinin güncel olduğundan emin olamaz.

Elle Veri Girişi ve Artan Operasyonel Yük

Sipariş PDF olarak e-postayla gider. Tedarikçinin teyidi geri geldiğinde satın alma uzmanı bilgiyi SAP’ye elle işler. Fatura e-Fatura olarak ulaşsa bile sipariş ve mal kabulle eşleştirme birçok şirkette hâlâ manuel ilerler. Satın alma gibi işlem hacminin yüksek olduğu bir departmanda her elle girilen veri hataya neden olur ve gecikme riskini artırır. Ekip zamanını katma değeri düşük işlere harcar.

Tedarikçinin Göremediği Süreçler

Tedarikçi, siparişinin onaylanıp onaylanmadığını, faturasının hangi aşamada olduğunu ve ödemenin ne zaman yapılacağını göremez. Bu soruların her biri satın alma veya muhasebe ekibine bir telefon ya da e-posta olarak döner. Şirket tarafında da geciken teslimatları ve bekleyen faturaları tek bakışta görmek zorlaşır. Darboğazın nerede oluştuğunu anlamak için ekip birden fazla kaynağı tek tek kontrol eder.

Sistem Dışında Kalan Teklif, Onay ve Belge Süreçleri

Satın alma uzmanı teklifleri e-posta eklerinden toplar, karşılaştırmayı Excel’de yapar ve onayı yöneticiden e-postayla ister. Sözleşmeler, kalite sertifikaları ve uygunluk belgeleri ise farklı klasörlerde durur. Denetim sırasında bir satın alma kararının gerekçesine ulaşmak zorlaşır ve tedarik uyumluluğu gerekliliklerini izlemek güçleşir.

Bu sorunları çözmek için bir portal seçmek ilk adımdır. Ancak SAP kullanan bir şirkette doğru portalı seçmek için bazı kriterleri göz önünde bulundurmak gerekir. Bu kriterlerden birisi de ERP’nin bugünkü ve yarınki durumudur.

SAP ECC ve S/4HANA Takvimi, Satın Alma ve Tedarikçi Portalı Kararını Neden Etkiler?

SAP, Business Suite 7 çekirdek uygulamaları için net bir bakım takvimi yayımladı. ECC 6.0 için bu takvimin temel tarihleri şunlardır:

31 Aralık 2025: EhP 0-5 sürümleri için ana bakım sona erdi.
31 Aralık 2027: EhP 6-8 sürümleri için ana bakım sona eriyor.
2028-2030: SAP, bakım bazına 2 puan ek ücretle isteğe bağlı uzatılmış bakım sunuyor.
2040: SAP, S/4HANA için bu yıla kadar inovasyon taahhüdü veriyor.

SAP ECC için uzatılmış bakımı seçmeyen müşteriler 2028’den itibaren müşteriye özel bakıma geçiyor. Tarihlerin kaynağı SAP’nin resmi bakım stratejisi sayfasıdır.

Bu takvim portal kararını doğrudan etkiler. Şirketler bir portalı uzun yıllar kullanır. Tedarikçiler portala alışır, satın alma ekibi süreçlerini portal üzerinde kurar. Şirketin ECC’de seçtiği portal S/4HANA’da çalışmazsa şirket iki kez yatırım yapmak zorunda kalır. Hem satın alma ekibi hem de tedarikçiler ikinci bir sisteme uyum sağlamak zorunda kalır. JetSRM ekibi olarak tecrübelerimiz gösteriyor ki, yeni bir teknolojiye geçiş yapmak çok zor değil. Asıl zor olan, o teknoloji kullanan insanların alışmasını sağlamak ve direnç oluşturmasını önlemektir.

SAP ERP Durumunuza Göre Satın Alma ve Tedarikçi Portalı Karar Matrisi

Aşağıdaki matris, şirketinizin bulunduğu SAP ERP durumuna göre öncelikli soruyu ve temel riski gösterir. Kendi durumunuza uyan satırı bulun ve değerlendirmeye oradan başlayın.

ERP Durumu	SAP Takvimi / Kapsamı	Portal Seçiminde Öncelikli Soru	Kaçınılması Gereken Risk
SAP ECC (EhP 6-8), geçiş planı yok	Ana bakım 31 Aralık 2027'de biter. İsteğe bağlı uzatılmış bakım 2030 sonuna kadar sürer.	Portal, S/4HANA'ya geçişte yeniden kurulum gerektiriyor mu?	Geçişte yeniden kurulum veya yeniden yazım gerektiren çözüm
SAP ECC, S/4HANA geçişi planlanıyor veya sürüyor	Dönüşüm süresince ECC ve S/4HANA bir süre birlikte yönetilir.	Portal, geçiş sırasında tedarikçi süreçlerini kesintisiz sürdürebilir mi?	Geçiş takvimiyle çakışan ikinci bir entegrasyon projesi
SAP S/4HANA on-premise	SAP, S/4HANA için 2040'a kadar inovasyon taahhüdü veriyor.	Portal, Business Partner ana veri modeliyle doğrudan çalışıyor mu?	Tedarikçi ana verisinin SAP dışında ayrı bir kopyada tutulması
SAP S/4HANA Cloud Private Edition (RISE)	Klasik ABAP genişletme mümkündür, clean core yönetişimi önerilir.	Portal, SAP yükseltme döngüsüyle uyumlu mu?	Her yükseltmede yeniden test gerektiren değişiklikler
SAP S/4HANA Cloud Public Edition (GROW)	Klasik genişletme seçeneği yoktur. Genişletmeler yayınlanmış API, ABAP Cloud veya SAP BTP üzerinden yapılır.	Portal, Public Edition'ı destekliyor mu ve SAP'ye hangi yöntemle bağlanıyor?	Public Edition desteği satıcıdan yazılı olarak doğrulanmamış çözüm

1. Senaryo: SAP ECC’de Devam Eden Şirketler için Satın Alma ve Tedarikçi Portalı

Birçok şirket ECC’yi henüz bırakmadı ve geçiş planını 2028 sonrasına erteledi. Portal ihtiyacı bugün var, ancak ERP’nin geleceği belirsiz.

ECC’deki Şirket Bugün Neyi Kazanır?

ECC üzerinde çalışan bir satın alma ve tedarikçi portalı, geçişi beklemeden somut kazanç sağlar. Satın alma ekibi başvuruları, teklifleri, fiyat karşılaştırma, tedarikçi değerlendirme, ihale gibi süreçleri portal üzerinden gerçekleştirir. Tedarikçi teklif revizelerini, tedarikçi bilgi güncellemelerini, ödeme ve fatura durum takibini portalda yapar. Muhasebe ekibi faturayı siparişle portal üzerinden eşleştirir. Şirket, tedarikçi onboarding sürecini de dijital bir akışa taşır.

SAP ECC Üzerindeki Satın Alma ve Tedarikçi Portalı S/4HANA Geçişinden Nasıl Etkilenir?

SAP ECC ile kullanmak istediğiniz portal için satıcıya şu soruları mutlaka sormalısınız:

Aynı ürün ECC ve S/4HANA üzerinde çalışıyor mu?
S/4HANA’ya geçişte portal için ayrı bir proje gerekiyor mu?
Onay akışları, tedarikçi ekranları ve kullanıcı hesapları geçişten sonra aynı kalıyor mu?

Geçişte yeniden kurulum veya yeniden yazım gerektiren bir çözüm, portalın toplam maliyetini sonradan artırabilir. Bu yüzden yanıtları karar vermeden önce netleştirin.

2. Senaryo: S/4HANA Geçişi Planlayan veya Yürüten Şirketler için Satın Alma ve Tedarikçi Portalı

Geçiş projesi süren şirketlerde IT ekibinin kapasitesi sınırlıdır. Bu dönemde ikinci bir entegrasyon projesi başlatmak takvimi zorlar. Buna rağmen satın alma ve tedarikçi süreçleri geçiş boyunca aksamamalıdır.

Portal Projesi Geçişten Önce mi, Sonra mı Başlamalı?

İki yaklaşımın da gerçek bir mantığı var. Karar, geçiş yöntemine ve ekip kapasitesine bağlıdır.

Geçişten önce başlamak: Satın alma ekibi ve tedarikçiler portala erken alışır. S/4HANA geçişinde kullanıcı tarafı değişmez. Bu yol, ECC ve S/4HANA’da aynı yapıyla çalışan bir satın alma ve tedarikçi portalı gerektirir.
Geçişten sonra başlamak: Ekip, tedarikçi ana veri temizliğini geçişle birlikte yapar. Ardından portalı temiz veri üzerine kurar. Bu yol ise satın alma süreçlerinin dijitalleşmesini geciktirir.

3. Senaryo: S/4HANA Kullanan Şirketler

S/4HANA’ya geçmiş bir şirkette soru artık sürüm değil, dağıtım modelidir. SAP, S/4HANA’yı farklı modellerle sunar. Her model, sistemin içinde hangi tür genişletmeye izin verdiğini farklı biçimde belirler. Bu yüzden satın alma ve tedarikçi portalı değerlendirmesi dağıtım modeliyle başlar.

S/4HANA On-Premise için Tedarikçi ve Satın Alma Portalı

On-premise modelde şirket sistemi kendi altyapısında veya seçtiği bir sağlayıcıda çalıştırır. Şirket bu modelde klasik ABAP genişletme kullanabilir. SAP sistemiyle bütünleşik çalışan bir satın alma ve tedarikçi portalı, bu ortamda mevcut rol, yetki ve onay yapısını kullanabilir.

S/4HANA Cloud Private Edition (RISE with SAP)

Private Edition, bulut altyapısını on-premise esnekliğiyle birleştirir. Klasik ABAP genişletme bu modelde de mümkündür. Ancak SAP, clean core yaklaşımı kapsamında bu tür genişletmeleri yönetişim altına almayı önerir. Bu yüzden satıcıya portalın Private Edition’ı destekleyip desteklemediğini ve SAP yükseltme döngüsüyle nasıl uyum sağladığını sorun. Her yükseltmede yeniden test gerektiren bir yapı, IT ekibine sürekli bir yük bırakır.

S/4HANA Cloud Public Edition (GROW with SAP)

Public Edition, SaaS modelinde çalışır. SAP Community kaynaklarına göre klasik genişletme seçeneği bu modelde bulunmaz. Geliştiriciler genişletmeleri yayınlanmış API’ler, ABAP Cloud veya SAP BTP üzerinden hazırlar. Bu yapı, portalların SAP’ye bağlanma yöntemini doğrudan etkiler. Public Edition kullanan şirketler, değerlendirdikleri portalın bu modeli destekleyip desteklemediğini ve hangi yöntemle çalıştığını satıcıdan doğrulamalıdır.

Satın Alma ve Tedarikçi Portalı Seçerken Sorulması Gereken 8 Soru

Aşağıdaki sorular, hangi SAP ERP durumunda olursanız olun satıcı görüşmelerinde kullanabileceğiniz bir kontrol listesidir.

Süreç kapsamı: Portal, talep ve onay gibi iç satın alma adımlarını tedarikçi tarafıyla birlikte yönetiyor mu?
Sürüm kapsamı: Portal, SAP ECC ve S/4HANA üzerinde aynı yapıyla çalışıyor mu?
Geçiş etkisi: S/4HANA geçişinde portal için ayrı bir proje ve bütçe gerekiyor mu?
Veri konumu: Portal, tedarikçi ve sipariş verisini SAP’de mi tutuyor, yoksa ayrı bir veritabanına mı kopyalıyor?
Ana veri modeli: Portal, S/4HANA’daki Business Partner yapısını destekliyor mu?
Dağıtım modeli: Portal on-premise, Private Edition ve Public Edition modellerinden hangilerinde çalışıyor?
Tedarikçi maliyeti: Satıcı, tedarikçilerden lisans veya kullanım ücreti talep ediyor mu?
Referans: Satıcı, sizinle aynı ERP durumundaki bir müşteriyle görüşme ayarlayabiliyor mu?

Satıcının yanıtlarını yazılı olarak alın. Özellikle üçüncü ve altıncı soru, portalın beş yıllık maliyetini doğrudan değiştirir.

JetSRM Hangi SAP Ortamlarında Çalışır?

JetSRM olarak satın alma ve tedarikçi portalımızı SAP ile bütünleşik çalışacak şekilde tasarladık. JetSRM; SAP ECC, SAP S/4HANA on-premise ve SAP S/4HANA Cloud Private Edition (RISE with SAP) sistemlerinde çalışır. S/4HANA Cloud Public Edition ise JetSRM’in desteklediği modeller arasında yer almaz.

Aynı ürün ECC’de ve S/4HANA’nın on-premise ile Private Edition sürümlerinde çalıştığı için kullanıcılar S/4HANA geçişinde yeni bir portala uyum sağlamak zorunda kalmaz. Bu durum, RISE with SAP ile Private Edition’a geçen şirketler için de geçerlidir. Tedarikçi ve satın alma verisi SAP’de kalır, veri akışı ayrı bir kopya üzerinden ilerlemez. Tedarikçinin SAP kullanması gerekmez ve JetSRM tedarikçilerden ücret talep etmez.

Deneyimlerimize göre ECC kullanan şirketler, portal kararını genellikle S/4HANA planı netleşene kadar erteliyor. Bu erteleme, satın alma ve tedarikçi süreçlerinin yıllarca manuel kalmasına yol açabiliyor. Her iki sürümde çalışan bir satın alma ve tedarikçi portalı, iki kararı birbirinden ayırmanıza olanak tanır.

Sınırlamalar ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Takvim bilgileri: Bu yazıdaki tarihler SAP’nin yayımladığı bakım stratejisine dayanır. RISE sözleşmeleri gibi özel anlaşmalarda farklı destek süreleri söz konusu olabilir. Kendi sözleşme koşullarınızı SAP hesap yöneticinizle doğrulayın.
Public Edition: JetSRM, S/4HANA Cloud Public Edition’da çalışmaz. Diğer portalların bu modeldeki desteği sağlayıcıya göre değişir. Public Edition kullanan şirketler bu bilgiyi her satıcıdan ayrı ayrı doğrulamalıdır.
Kapsam: Rehber lisans ve fiyat karşılaştırması içermez. Maliyet analizi için satıcılardan aynı kapsamda teklif isteyin.
Çoklu ERP ortamı: SAP dışı birden fazla ERP kullanan gruplarda karar kriterleri farklılaşır. Bu yazı SAP merkezli ortamları esas alır.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

SAP ECC ana bakımı bittiğinde satın alma ve tedarikçi portalı çalışmaya devam eder mi?

ECC yazılımı 2027 sonunda çalışmayı bırakmaz, yalnızca ana bakım kapsamından çıkar. Bu yüzden ECC üzerinde çalışan bir portal da kullanılmaya devam eder. Ancak ECC’nin yasal ve teknik güncellemeleri uzatılmış bakım sözleşmesine bağlı hale gelir. Portalın S/4HANA’da da çalışabilmesi, uzun vadeli riski azaltır.

S/4HANA geçişinden önce satın alma ve tedarikçi portalı almak mantıklı mı?

Portal ECC ve S/4HANA üzerinde aynı yapıyla çalışıyorsa mantıklı bir tercihtir. Şirket satın alma ve tedarikçi süreçlerini geçişi beklemeden dijitalleştirir. Kullanıcılar da geçiş sırasında yeni bir sisteme alışmak zorunda kalmaz. Portal yalnızca ECC’de çalışıyorsa geçişi beklemek daha güvenli olabilir.

S/4HANA Cloud Public Edition kullanan bir şirket portal seçerken neye dikkat etmeli?

Public Edition, SAP’nin klasik ABAP genişletme seçeneği sunmadığı bir SaaS modelidir. Bu nedenle portalın bu modeli destekleyip desteklemediğini ve SAP’ye hangi yöntemle bağlandığını satıcıdan yazılı olarak isteyin. Mümkünse Public Edition kullanan bir referans müşteriyle görüşün. JetSRM şu an Public Edition’da çalışmaz.

S/4HANA’ya geçişte tedarikçi ana verisi neden değişir?

ECC, müşteri ve tedarikçiyi ayrı ana veri nesneleri olarak tutar. S/4HANA ise ikisini Business Partner adını taşıyan tek bir nesnede birleştirir. Bu değişiklik, tedarikçi verisini okuyan uygulamaları etkileyebilir. Seçtiğiniz portalın Business Partner yapısını desteklemesi bu nedenle önemlidir.

Sonuç

Satın alma ve tedarikçi portalı seçimi, şirketin bugünkü ERP durumuyla başlar. ECC’de devam eden şirketler, geçişte yeniden kurulum gerektirmeyen bir portal aramalıdır. Geçiş projesi yürüten şirketler, portal takvimini Business Partner dönüşümüyle birlikte planlamalıdır. S/4HANA kullanan şirketler ise portalın kendi dağıtım modellerini destekleyip desteklemediğini doğrulamalıdır. SAP ECC, S/4HANA on-premise veya Private Edition sistemlerinizde çalışan bir satın alma ve tedarikçi portalını yakından tanımak için JetSRM ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.