Tedarik zincirinde sipariş yönetimi, bir müşteri sipariş verdiği anda başlar, ürünün doğru zamanda, doğru şekilde teslim edilmesiyle sona erer. Sipariş işleme, sevkiyat, envanter yönetimi, müşteri hizmetleri gibi çeşitli adımlardan oluşur.
Tedarik zinciri yönetiminde başarının en önemli parçalarından biri, hiç şüphesiz sipariş yönetimidir. Bu yüzden tedarikçiler ve satınalma ekipleri arasında sipariş faaliyetlerini izlemek için güvenilir bir sipariş yönetimi yazılımı kullanmak gerekir.
Tedarik Zincirinin Temel Amacı Nedir?
Tedarik zincirinin temel amacı, müşteri ihtiyaçlarına uygun şekilde siparişin oluşturulması, beklentilerin eksiksiz karşılanması ve yüksek düzeyde müşteri memnuniyetinin sağlanmasıdır. Bu amaca ulaşabilmek için sipariş süreçlerinin belirlenen termin süresi içerisinde, talep edilen miktarda ve istenen kalite standartlarında tamamlanması gerekmektedir. Ayrıca, siparişin alınmasından teslimatına kadar geçen tüm süreç boyunca müşteri ile anlık ve şeffaf bilgi paylaşımının sağlanması büyük önem taşımaktadır.
Sipariş Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır? Aşamaları Nelerdir?
Sipariş yönetimi, müşteri siparişinin alınmasından başlayarak; siparişin işlenmesi, fatura düzenlenmesi, sevkiyatın gerçekleştirilmesi, teslimatın yapılması ve ödeme sürecinin tamamlanmasına kadar olan tüm adımları kapsayan bütünsel bir süreçtir. İşletmelerin, ticari faaliyetlerini sürdürmeleri için verimli bir sipariş süreci yönetmesi gerekir.
Sipariş yöneitm sistemleri, bu sürecin verimli, etkili ve sistematik yönetilmesi için geliştirilmiş sistemlerdir. Sipariş yönetim sistemi geleneksel süreçleri dijitalleştirerek hataları minimize eder ve operasyonel verimliliği artırır. Bir sipariş yönetimi sistemi genellikle şu adımları kapsar:
1. Yeni Ürün Bilgileri Tanımlama ve Ürün Güncellemeleri
Tedarik zinciri süreçlerinde ürün hareketine ilişkin tüm verilerin, işletmelerin ERP ve depo yönetim sistemlerinde daima güncel ve erişilebilir olması büyük önem taşır. Ürünle bağlantılı temel bilgiler; ürün kodu ve adı, barkod numarası, çevrim katsayıları, raf ömrü ile birim ağırlık ve hacim gibi kritik bilgileri kapsamalıdır. İşletmeler, ERP sistemlerine yeni bir ürün kaydı yaptıklarında bu temel verileri içeren ürün bilgisini tedarik zinciri iş ortaklarıyla eş zamanlı, sistemler arası entegrasyon yoluyla paylaşarak operasyonel uyumu ve veri tutarlılığını sağlamalıdır.
2. Sipariş Sıklığı ve Termin Sürelerinin Belirlenmesi
Müşteri ve satın alma siparişlerine ilişkin sıklık ve teslimat sürelerinin doğru bir şekilde planlanması; depo ve dağıtım merkezlerinde süreçlerin etkin yönetilmesi, kaynakların verimli kullanılması ve lojistik maliyetlerinin optimize edilmesi açısından öneli bir rol oynar. Bu tür parametrelerin sistematik olarak analiz edilmesi, tedarik zinciri genelinde operasyonel performansı doğrudan etkiler.
3. Siparişin Alınması ve Onaylanması
Tedarik zincirindeki firmalar, sipariş bilgilerini anlık ve sorunsuz bir şekilde paylaşabilecekleri ortak bir dijital platform kullanmalıdır. Sipariş iletiminde yaşanan gecikmeler, teslimat süresini uzatır ve bu durum tedarik zincirindeki emniyet stok seviyelerini olumsuz etkiler. Bu yüzden, müşteri veya satın alma siparişleri ERP sisteminde oluşturulup onaylandıktan sonra, siparişin her iki tarafça da izlenebileceği bir platform üzerinden hemen paylaşılması gerekir. Bu sayede sipariş süreçleri daha şeffaf, hızlı ve kesintisiz şekilde ilerler.
4. Malzeme Hazırlığı ve Depodan Çekme (Picking)
Sipariş yönetimi sürecinde “toplama” aşaması, ürünlerin depodan zamanında ve eksiksiz şekilde alınmasını sağlar. Müşterinin talebine uygun ürünlerin, doğru miktarda seçilmesi bu aşamada büyük önem taşır. Bu işlem, sürecin en kritik noktalarından biridir; çünkü malzeme taşıma sırasında yaşanabilecek kayıpların önüne geçmek ancak dikkatli ve deneyimli personelin süreci yönetmesiyle mümkündür.
5. Ambalajlama ve Kalite Kontrol
Ürünlerin uygun ambalajlarla hazırlanması, sadece estetik değil, aynı zamanda ürünün sağlam ulaşması açısından da önemlidir. Kırılabilir, soğuk zincir gerektiren ya da özel işaretleme isteyen ürünleri etiketleme sürecine dahil etmek gerekir.
6. Sipariş Sevk ve Teslimat Bilgileri
Tedarik zincirinde ürün izlenebilirliğinin amacı, teslimattaki belirsizlikleri azaltmaktır. Ürünün nerede ve ne zaman olduğunu bilmek, fazladan stok ihtiyacını ortadan kaldırır. Yeni nesil depo ve teslimat sistemleri, sevkiyat bilgilerini anlık olarak kaydeder ve müşterilere sistem canlı takip etmesini sağlar.
7. Satış Sonrası Destek ve İade Süreci
Her şey teslimle bitmez. Müşteri memnuniyeti için iade, değişim ya da servis talepleri de sipariş yönetim sistemi ile takip edilebilir. Sistem, hangi müşterinin ne sıklıkla iade yaptığı gibi istatistikleri de çıkararak sizi uyarabilir.
Neden Tedarik Zinciri Süreçlerinde Sipariş Yönetimine İhtiyacınız Var?
1. Gerçek Zamanlı Stok ve Sipariş Takibi
Siparişle stok verileri entegre çalışır. Sistem, örneğin 150 adetlik bir siparişte 120 adet stok varsa, eksik kalan 30 adeti bekleyen sipariş (backorder) olarak işaretler.
2. Sipariş Önceliklendirme
Tüm siparişler aynı önemde değildir. Kritik müşteriler, zaman hassasiyeti yüksek ürünler veya sözleşmeli teslimatlar önceliklendirilerek işlenebilir.
3. Hataların Azaltılması
Yazım hataları, eksik adres, yanlış ürün kodu gibi problemler sistem tarafından otomatik olarak engellenir. Sipariş yönetim sistemi, insan hatasını minimize eder.
4. Tüm Sürecin Raporlanabilir Olması
Yöneticiler için sistemde tüm siparişlerin dökümünü almak, geciken teslimatları analiz etmek ve performans takibi yapmak sadece birkaç tıkla mümkündür.
5. Entegrasyon ile Uyumlu Çalışma
Modern sipariş yönetim çözümleri, ERP, CRM ve lojistik sistemleriyle entegre çalışabilir. Örneğin SAP Business One veya benzeri sistemlerle çift yönlü veri alışverişi yapılabilir.
SAP ile Uçtan Uca Entegre Sipariş Yönetimi: JetSRM Modülü
Tedarik zinciri süreçlerinizde sipariş yönetimini güçlendirmek için bir önerimiz var: JetSRM.
JetSRM, siparişten ödemeye kadar tüm tedarik zinciri süreçlerini dijitalleştiren bir tedarikçi portalı çözümüdür.
jetSRM modüllerinden olan sipariş yönetimi modülü ile tüm süreçleri uçtan uca, verimli şekilde yönetebilirsiniz.
- Sipariş Görünürlüğü: Tüm sipariş bilgilerine, revizyon taleplerine, notlara, fatura detaylarına ve sipariş durumuna tek bir platformdan ulaşabilirsiniz. Tedarikçiler, portal üzerinden sipariş ilerleyişini güncelleyip sevkiyat bilgilerini paylaşabilir
- Şeffaf Takip: Tedarikçiler, geçmiş ve aktif tüm siparişleri toplu şekilde görüntüleyebilir; hem siz hem onların operasyon verimliliği artar.
- Otomatik Durum Güncelleme: Sipariş tamamlandığında “tamamlanan siparişler” statüsüne otomatik geçiş yapılır, manuel takip ihtiyacını ortadan kaldırır.
Tedarik zincirinizin omurgasını güçlendirmek ve süreçlerinizi dijitale taşımak mı istiyorsunuz? JetSRM, SAP altyapınızla sorunsuz şekilde çalışarak bu dönüşüm sürecinde size katkı sağlıyor.
Detaylı bilgi için bizimle iletişime geçin.
